Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.
Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.
1.1. Componentes de una fórmula
Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.
Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia, A = p R2, se puede escribir en Excel como:
=PI()*B1^2
En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:
- Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1.
- Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.
- Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.
- Funciones: la función PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...
2. OPERADORES
Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.
2.1. Tipos de operadores
- Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.
| Operador aritmético | Significado | Ejemplo |
| + (signo más) | Suma | A3+3 |
| - (signo menos) | Resta Cambio de signo | B3-B1 -A1 |
| * (asterisco) | Multiplicación | B3*C3 |
| / (barra diagonal o slash) | División | D3/3 |
| % (signo de porcentaje) | Porcentaje | 20% |
| ^ (acento circunflejo) | Exponenciación | C3^2 |
- Operadores de comparación: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparación tenemos los siguientes:
| Operador de comparación | Significado | Ejemplo |
| = ( igual ) | Igual a | A1=B1 |
| > ( mayor ) | Mayor que | A1>B1 |
| < ( menor ) | Menor que | A1 |
| >= ( mayor o igual ) | Mayor o igual que | A1>=B1 |
| <= ( menor o igual) | Menor o igual que | A1<=B1 |
| <> (distinto) | Distinto de | A1<>B1 |
( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO ).
= < operando_A > < operador > < operando_B >2.2.3 Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra.
Por ejemplo, la siguiente fórmula: =5+2*3
Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como: =(5+2)*3
En este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 más el valor constante 25, y después divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)